Руководство по подключению сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Андронова Александра, директор по развитию, ГК Рациональ

02 Ноября 2022 / Блог / Время чтения: 8 минут

СОДЕРЖАНИЕ:

Каждый пользователь программных продуктов 1С имеет возможность подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника» с бесплатным тестовым периодом 45 дней. В течение этого срока можно активировать сервис в программе и создать неограниченное количество личных кабинетов для сотрудников.

1. Активация сервиса

Рассмотрим процесс настройки сервиса в программе «1С:Бухгалтерия 8». Для выполнения этих действий требуются полные права доступа. Существует два способа перехода к настройкам сервиса:

1. Через раздел «Сотрудники» → «Еще» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника»

2. Через раздел «Зарплата и кадры» → «Сервис» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника»

Важные условия:

— Программа должна находиться на официальной поддержке

— Необходимо настроить доступ к Порталу 1С через меню «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы» → «Подключить» (с вводом логина и пароля)

После выполнения подготовительных действий переходим непосредственно к подключению сервиса. Процесс включает несколько этапов, в том числе «Публикация кабинетов» (подробнее об этом ниже), и завершается нажатием кнопки «Подключить».

При успешном подключении система отобразит ссылку на сервис. Ответственное лицо должно перейти по этой ссылке и ввести полученный код подтверждения (отправляется по SMS или электронной почте).

В случае случайного закрытия формы Кабинета сотрудника, её можно восстановить через: "Сотрудники" → "Еще" → "Сервис 1С:Кабинет сотрудника".

После подтверждения телефона ответственным лицом потребуется создать и ввести пароль для доступа к сервису. Желательно использовать сложный пароль, включающий латинские буквы.

Теперь вы можете изучить сервис и зарегистрировать личные кабинеты сотрудников.

Если на этапе подключения не были указаны сотрудники, их можно добавить позже через форму «Изменить настройку публикации».

Следующим шагом необходимо отметить галочками нужные позиции в графе «Публиковать». Список сотрудников, у которых должны быть заполнены номер телефона и email, можно проверить через кнопку «Публикуемые сотрудники» — отсутствующие данные будут выделены красным. После проверки нажмите «Обновить публикацию», чтобы отправить информацию в сервис.

Сервис позволяет настроить процесс согласования заявлений сотрудников с их непосредственными руководителями. Для этого потребуется указать конкретных руководителей с соответствующими должностями. В случае, если руководители не будут назначены, все заявки по умолчанию будут направляться на согласование генеральному директору.

Дополнительно в сервисе доступна настройка правил обработки заявок от сотрудников. Для этого в параметрах сервиса нужно выбрать пункт "Настроить правила обработки заявок". По умолчанию заявки поступают ответственному за сервис, но лучше заранее указать нужные параметры. Обработчиком может быть назначен кадровый специалист, бухгалтер-расчетчик или любой другой сотрудник.

2. Настройка личных кабинетов сотрудников

После регистрации сервиса и публикации списка сотрудников необходимо создать для них личные кабинеты и отправить приглашения. Эти действия доступны в меню «Администрирование» только ответственному за сервис.

В списке представлены все сотрудники, где статус каждого кабинета отмечен специальными значками (конверт, сообщение, зелёная иконка человека и др.).

Далее необходимо выполнить следующие действия:

В списке сотрудников отметить нужных сотрудников. Нажать «Выполнить»
В открывшемся меню выбрать "Создать кабинеты"
Разослать приглашения по SMS или электронной почте

При этом можно осуществлять отбор сотрудников по соответствующим пиктограммам. Отправка приглашений доступна как в ручном режиме, так и в автоматическом — соответствующие настройки находятся в разделе «Настройки». Вам необходимо найти раздел «Личные кабинеты» и установить флажки напротив пунктов «Создавать кабинеты автоматически» и «Отправлять приглашения автоматически».

Кроме того, существует возможность предоставить сотруднику право самостоятельно выбирать логин — для этого требуется активировать опцию, поставив галочку напротив пункта «Запрашивать логин при активации мобильного приложения». После того как сотрудник подтвердит приглашение, в списке рядом с его фамилией, именем и отчеством отобразится пиктограмма в виде зеленого человечка.

В случае возникновения ошибки при создании личного кабинета,

рядом с фамилией сотрудника отобразится пиктограмма с изображением красного человечка. Чтобы выяснить причину ошибки, необходимо кликнуть на фамилию, имя и отчество соответствующего сотрудника.

Рекомендуем уделить повышенное внимание разделу "Настройки", где доступны следующие возможности:

Включить/отключить применение электронной подписи сотрудников
Активировать систему оповещений (например, о необходимости действий сотрудников с расчетными листами или графиками отпусков)
Предоставить компании «1С» право сбора статистических данных о работе сервиса для целей его дальнейшего совершенствования
Настраивать содержание уведомлений, отправляемых сотрудникам при создании личного кабинета

Переходим к подключению кадрового электронного документооборота.

3. Подключение кадрового электронного документооборота

Перед тем как начать обмениваться документами с сотрудниками в электронном виде, необходимо выполнить следующие условия:

1. Активировать функцию кадрового электронного документооборота в настройках системы.

2. Обеспечить наличие у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи.
Такая подпись доступна для получения:

— В аккредитованных удостоверяющих центрах

— Через сервисы «1С-Подпись» или «1С-Электронная торговая площадка», которые предлагает наша компания

3. Организовать получение электронных подписей для сотрудников:

— Сотрудникам предоставляются бесплатные усиленные неквалифицированные электронные подписи

— Получить их можно непосредственно в личном кабинете каждого сотрудника

Вы можете получить усиленную квалифицированную электронную подпись в нашей компании, оформив сервисы «1С-Подпись» или «1С-Электронная торговая площадка».

Настройка в программе:

- Раздел «Настройки» → «Общие настройки» → «Подпись и электронное шифрование»

- Активировать опцию «Электронная подпись»

- В текущем разделе перейдите в подменю "Настройки электронной подписи"

- Активируйте функцию подключения электронной подписи:

1) Нажмите кнопку "Добавить"

2) Укажите источник подписи, выбрав опцию "Из установленных в облачных сервисах или на компьютере"

Альтернативный вариант:

- При выборе "Заявление на выпуск сертификата" система предоставит возможность:

1) Сформировать запрос на получение сертификата

2) Оформить электронную подпись через сервис "1С:Подпись"

Активация кадрового ЭДО:

- Раздел «Сотрудники» → «Еще» → «сервис 1С:Кабинет сотрудника» → «Настройки»

- Установить флажок «Использовать кадровый ЭДО»

Завершение настройки в веб-интерфейсе:

- В кабинете ответственного сотрудника, где мы создавали кабинеты для всех: «Администрирование» → «Настройки»

- Активировать опцию «Использовать кадровое ЭДО»

- Следовать появившимся инструкциям по работе с подписями

Теперь в личных кабинетах сотрудникам доступна функция создания электронных подписей и их применения для заверения документов.

4. Оформление электронных подписей для сотрудника

Процедура создания электронной подписи через личный кабинет максимально упрощена.

1. Перейти в раздел «Профиль»

2. Выбрать «Электронная подпись» → «Создать»

3. Придумать и сохранить пароль для подписи

4. Запомнить срок действия созданной подписи

В случае утери пароля сотрудник может обновить подпись через кнопку «Обновить».

После выполнения всех описанных шагов сервис «1С:Кабинет сотрудника» будет полностью готов к работе.

Если у вас остались вопросы по подключению, вы всегда можете задать их нашим специалистам по телефону 8 (495) 846-73-90 или электронной почте info@spb.rsoft-1c.ru

Полезные новости для бухгалтеров, ИП и директоров в нашем телеграм-канале>>>

Обновление тестового периода «1С-Курьерика»

Обновление тестового периода «1С-Курьерика» Уважаемые пользователи и партнеры! Компания «1С» информирует...

Руководство по подключению сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Руководство по подключению сервиса 1С:Кабинет сотрудника

1. Активация сервиса

2. Настройка личных кабинетов сотрудников

В случае возникновения ошибки при создании личного кабинета,

3. Подключение кадрового электронного документооборота

4. Оформление электронных подписей для сотрудника

Заполните заявку на доступ

Укажите свой город