1С:Кабинет сотрудника - главный помощник кадровика

Андронова Александра, директор по развитию, ГК Рациональ

25 Октября 2022 / Блог/ Время чтения: 5 минут

СОДЕРЖАНИЕ:

Многие компании уже столкнулись с таким понятием, как КЭДО. Что это такое, как с этим жить и что делать? Давайте разбираться. Власти ввели 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», в котором определен порядок кадрового ЭДО. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, хранение, подписание и согласование документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом документы не дублируются на бумажном носителе. Такими документами являются трудовые договоры, ученические договоры и любые другие кадровые документы. Быстро решить вопрос, связанный с кадровым ЭДО, можно с помощью нового сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Что такое 1С:Кабинет сотрудника

1С:Кабинет сотрудника — сервис для организации взаимодействия с сотрудниками с использованием технологии кадрового ЭДО.

Данный сервис можно использовать прямо из программы 1С, он значительно упрощает процедуру обработки заявлений сотрудников. Больше ничего не нужно вводить в программу, можно просто обмениваться документами. Кроме того, сервис позволяет соблюдать требования статьи 136 ТК РФ, отправляя расчетные листки в электронном виде. Также с помощью «1С:Кабинет сотрудника» можно заказывать и выдавать любые справки, обмениваться документами, создавать приказы о приеме, о переводе, об отпуске и так далее. Все это происходит в хорошо знакомой программе, при этом без дополнительных контактов с сотрудниками. Все это значительно сокращает время, финансовые затраты и исключает наличие ошибок.

Важно, что для подписи документов используются электронные подписи как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника. Получить такую ЭЦП совсем не сложно, делается это в личном кабинете сотрудника абсолютно бесплатно.

1С:Кабинет сотрудника реализован в программных продуктах

1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП), 1С:ERP Управление предприятием 2, 1С:ERP. Управление холдингом, 1С:Комплексная автоматизация 2

Функционал сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Сотрудник может пользоваться сервисом через браузер с любого устройства - компьютера, планшета или мобильного телефона.

Слева вы видите основное меню сервиса: Главное, Зарплата, Отсутствия, Отпуск, Компания, Справки, Администрирование.

На главном экране отражаются разделы: Зарплата, Отсутствия, Отпуск и Справки.

Функционал вполне удобен и понятен любому пользователю. Как видите, никаких данных в 1С сотрудник не видит, он получает информацию только по себе.

Сервис "1С:Кабинет сотрудника" безопасен, так как сотрудники через свои кабинеты не получают доступа к приложению, в котором ведется кадровый учет и расчет зарплаты. Они сотрудники видят только те данные, которые в них опубликованы бухгалтером.

Теперь давайте коротко пройдемся по каждому разделу, чтобы понять, что именно видят сотрудники.

В разделе "Зарплата" доступны все расчетные листки. Пользователь может легко просмотреть данные за любой месяц. Также возможно просмотреть расчетный лист в формате "для печати", где будет отражена более подробная информация.

Там же можно увидеть, какие налоговые вычеты применяются при расчете зарплаты и написать заявление на налоговый вычет.

Раздел "Отсутствие" создан для того, чтобы сотрудник мог отмечать свое отсутствие на рабочем месте по разным причинам: личные дела, опоздание, болезнь, отпуск и так далее.

При этом отсутствия, например, по личным причинам можно согласовать с руководителем заранее. При опоздании в офис достаточно просто указать время, когда сотрудник планирует быть на рабочем месте.

Если сотрудник согласовал свое отсутствие заранее "голосом", то все равно требуется отметить его в сервисе "1С:Кабинет сотрудника", чтобы коллеги тоже об этом знали, а кадровик смог потом правильно рассчитать зарплату. Очень удобно благодаря сервису понимать, какие сотрудники в какой день будут отсутствовать, чтобы правильно запланировать работу.

Кроме того, в Личном кабинете можно согласовать отпуск, но делать это нужно уже непосредственно с руководителем, чтобы кадровик был уверен, что может заводить документ на основании заявления, одобренного руководством.

Администратором сервиса "1С:Кабинет сотрудника" является фирма "1С", поэтому данные хорошо защищены и хранятся на серверах, которые расположены в дата-центрах на территории РФ.

В разделе "Отпуск" всегда можно увидеть свой актуальный остаток дней. Многие сотрудники часто задаются этим вопросом и мучают кадровую службу вопросами. В "Кабинете сотрудника" даже есть калькулятор, который поможет рассчитать количество дней, тут же можно запросить справку с расшифровкой и пояснением.

Кроме того, в данном разделе можно узнавать о статусе согласования своего заявления на отпуск и получить информацию о своем следующем отпуске.

"Калькулятор отпуска" поможет ответить на самые частые вопросы сотрудников:

Когда и в какое время можно взять три недели отпуска?
Не пересекается ли мой отпуск с другим сотрудником?
Сколько дней отпуска можно взять в мае?

Данный раздел упростит и наладит взаимоотношения между сотрудниками и отделом кадров, так как каждый получит ответы в своем кабинете.

Калькулятор Отпуска в Кабинете сотрудника

Работа в сервисе "1С:Кабинет сотрудника" через мобильное приложение более защищена, так как вход в мобильное приложение может выполняться не только по логину и паролю, но и по отпечатку пальца или по лицу пользователя, если его смартфон или другое устройство имеют такую функцию.

Еще один полезный раздел "Справки", который позволяет сотрудникам запрашивать и получать такие документы, как 2-НДФЛ для подтверждения доходов, справку с места работы или справку об использованном отпуске.

В данном разделе можно заказать документы, посмотреть, на какой стадии согласования они находятся, и сохранить на свой компьютер или планшет.

Функционал сервиса "1С:Кабинет сотрудника достаточно прост, освоить его может любой пользователь. Поэтому внедрить данный сервис можно абсолютно в любой компании с любым количеством сотрудников до и более 5000 человек.

Выгоды от использования сервиса

Если вы планируете перейти на КЭДО вместе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника», вы получите следующее:

экономию времени, так как информация автоматически переносится из заявления сотрудника, её не придётся повторно вводить вручную;
снижение вероятности ошибки, которую можно допустить при ручном переносе данных из заявления сотрудника;
упрощение взаимодействия с сотрудниками, уменьшение вероятности конфликтных ситуаций, повышение прозрачности взаимоотношений;
экономию средств, которые раньше тратились на обеспечение бумажного документооборота (картриджи для принтера, канцелярские принадлежности и так далее).

Сервис прост в переходе на КЭДО, поскольку не требует приобретения или внедрения какого-то дополнительного программного обеспечения для хранения и согласования документов. Учет по-прежнему ведется в знакомой 1С, а все данные автоматически выгружаются в Кабинет сотрудника. Кроме того, нет никаких значительных изменений в бизнес-процессах компании, сохраняется существующий порядок ведения кадрового учета в программах.

Все подписанные документы хранятся в программе, их можно выгрузить в любой момент на компьютер вместе с подписью, которой они были подписаны.

И самое главное - это стоимость "Кабинета сотрудника". Сервис стоит от 280 до 105 000 рублей в месяц в зависимости от количества сотрудников. Он не требует больших затрат, а подключить его можно прямо сегодня.

Ознакомиться с тарифами можно здесь.

Подключить "1С:Кабинет сотрудника" можно БЕСПЛАТНО

на 45 дней в тестовом режиме

Как перейти на КЭДО

Переход на КЭДО для работодателя является добровольным, поэтому многие организации не спешат что-то менять и по-прежнему ведут бумажный документооборот.

Но если ваша компания все же решила перейти на КЭДО, вам необходимо выполнить следующие действия:

издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО (например, Положение или Приказ работодателя);
разработать Положение о КЭДО. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок ведения КЭДО у работодателя;
уведомить работников о введении КЭДО и получить их письменное согласие. Исключение составляют работники, которые принимаются на работу после 31.12. 2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, – их уведомлять и получать согласие не требуется. В отношении таких работников КЭДО ведется по умолчанию (в случае его применения работодателем)
обеспечить сотрудников электронными подписями, которые необходимы для КЭДО. В этом может помочь сервис "1С:Кабинет сотрудника".

Кадровый ЭДО ведется только в отношении тех сотрудников, которые дали согласие. По остальным работникам ведение документов по-прежнему продолжается в бумажном виде. Работодатель не имеет права требовать от работника перейти на КЭДО.

Если у вас остались вопросы по КЭДО или по сервису "1С:Кабинет сотрудника", вы всегда можете их задать нашим специалистам по телефону 8 (495)846-73-90 или по электронной почте info@spb.rsoft-1c.ru

Полезные новости для бухгалтеров, ИП и директоров в нашем телеграм-канале>>>

О новых функциях в 1С-Коннект и изменении стоимости тарифов

О новых функциях в 1С-Коннект и изменении стоимости тарифов В этом информационном...

1С:Кабинет сотрудника — главный помощник кадровика