1С:Кабинет сотрудника - цифровой помощник для кадровой службы

Андронова Александра, директор по развитию, ГК Рациональ

25 Октября 2022 / Блог/ Время чтения: 5 минут

СОДЕРЖАНИЕ:

Современные организации все активнее внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО) в свою работу. Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который внес изменения в Трудовой кодекс РФ, был установлен официальный порядок ведения электронного документооборота в трудовых отношениях.

КЭДО представляет собой полный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате — от создания и подписания до хранения и согласования, без необходимости дублирования на бумажных носителях. В перечень таких документов входят трудовые договоры, ученические соглашения и все остальные виды кадровой документации. Оптимальным решением для организации этого процесса является сервис «1С:Кабинет сотрудника».

1. Обзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника

1С:Кабинет сотрудника — это современный инструмент для налаживания эффективного взаимодействия между работодателем и персоналом с применением технологий кадрового электронного документооборота. Сервис полностью интегрирован с программными продуктами 1С, что существенно упрощает процесс обработки заявлений и запросов от сотрудников. Теперь нет необходимости вручную вводить данные — весь обмен документами происходит в электронном виде.

Дополнительно сервис обеспечивает выполнение требований статьи 136 ТК РФ, предоставляя возможность рассылать расчетные листки в цифровом формате. Через «1С:Кабинет сотрудника» также доступны функции запроса и выдачи различных справок, обмена документами, формирования приказов (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска и других).

Все операции выполняются в привычной интерфейсной среде 1С, при этом минимизируется необходимость личного контакта между сотрудниками и кадровиками. Это приводит к значительной экономии времени, сокращению финансовых затрат и практически полному исключению возможных ошибок при обработке документов.

Важной особенностью системы является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников. Оформить такую подпись очень просто — эта процедура выполняется непосредственно в личном кабинете сотрудника и является абсолютно бесплатной.

Функционал "1С:Кабинет сотрудника" доступен в следующих программных решениях:

1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП), 1С:ERP Управление предприятием 2, 1С:ERP. Управление холдингом, 1С:Комплексная автоматизация 2

2. Возможности и функционал системы

Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен через веб-браузер на любых устройствах - персональных компьютерах, планшетах и мобильных телефонах.

Интерфейс системы интуитивно понятен и разделен на несколько основных разделов, отображаемых в левой части экрана: Главная, Зарплата, Отсутствия, Отпуск, Компания, Справки и Администрирование. На главном экране пользователь видит сводную информацию по ключевым разделам: Зарплата, Отсутствия, Отпуск и Справки.

Важно отметить, что сотрудник имеет доступ только к персональной информации - данные других работников в системе не отображаются.

Сервис "1С:Кабинет сотрудника" обеспечивает высокий уровень безопасности, поскольку доступ работников ограничивается их персональными кабинетами без возможности взаимодействия с основной системой кадрового учета и начисления заработной платы. Сотрудники могут просматривать исключительно ту информацию, которая была специально размещена для них бухгалтером.

Давайте кратко рассмотрим каждый раздел, чтобы разобраться, какая информация доступна сотрудникам.

В разделе "Зарплата" отображаются все расчетные листки. Сотрудник может выбрать и посмотреть данные за любой интересующий его месяц. Кроме того, доступна возможность вывести расчетный листок в формате "для печати" — в этом случае отображается более детализированная информация.

Здесь же можно проверить, какие налоговые вычеты учитываются при начислении заработной платы, а также подать заявление на предоставление нового вычета.

Раздел "Отсутствие" предназначен для фиксации периодов, когда сотрудник не находится на рабочем месте по различным обстоятельствам: личные дела, опоздание, болезнь, отпуск и другие причины.

Для некоторых видов отсутствий, таких как отлучение по личным делам, предусмотрена возможность предварительного согласования с руководителем. В случае опоздания сотруднику достаточно указать предполагаемое время прибытия на работу.

Даже если отсутствие было согласовано устно, его обязательно нужно отметить в сервисе "1С:Кабинет сотрудника". Это позволяет информировать коллег и дает возможность кадровой службе корректно произвести расчет заработной платы. Сервис значительно упрощает планирование работы, так как все сотрудники видят, кто и когда будет отсутствовать.

Отдельно стоит отметить функцию согласования отпуска через Личный кабинет. Однако окончательное подтверждение должно происходить с непосредственным руководителем, чтобы кадровая служба понимала, что может заводить документ на основании заявления, одобренного руководством.

Функцию администратора сервиса "1С:Кабинет сотрудника" выполняет компания "1С", что гарантирует высокий уровень защиты данных. Вся информация надежно хранится на серверном оборудовании, размещенном в российских дата-центрах.

Раздел "Отпуск" предоставляет возможность в любой момент проверить текущий баланс отпускных дней. Эта информация особенно востребована у сотрудников, которые регулярно интересуются данным вопросом, создавая дополнительную нагрузку на кадровую службу.

Сервис "Кабинет сотрудника" включает специальный калькулятор для точного расчета количества доступных дней отпуска, а также позволяет оперативно запросить детализированную справку с разъяснениями.

Дополнительно в этом разделе отображается статус рассмотрения поданного заявления на отпуск и содержатся сведения о предстоящем периоде отдыха.

Функция "Калькулятор отпуска" разработана специально для оперативного решения наиболее распространенных вопросов, возникающих у работников:

Оптимальные даты для трехнедельного отпуска
Возможные пересечения отпусков с коллегами
Количество доступных дней отпуска в конкретном месяце (например, в мае)

Этот функционал значительно упрощает взаимодействие между сотрудниками и кадровой службой, так как вся необходимая информация доступна в личном кабинете.

Калькулятор Отпуска в Кабинете сотрудника

Использование сервиса "1С:Кабинет сотрудника" через мобильное приложение обеспечивает повышенный уровень безопасности. Это достигается благодаря тому, что авторизация в приложении может осуществляться не только стандартным способом (с помощью логина и пароля), но и посредством биометрической идентификации - по отпечатку пальца или распознаванию лица, если данная функция поддерживается мобильным устройством пользователя.

Особого внимания заслуживает раздел "Справки", предоставляющий работникам возможность оформлять запросы и получать различные документы, включая справку 2-НДФЛ (для подтверждения доходов), документ о трудовой деятельности в организации или выписку об использованных отпускных днях.

В этом разделе пользователи могут:

1. Формировать запросы на получение необходимых документов

2. Отслеживать текущий статус их обработки и согласования

3. Скачивать готовые документы на персональные устройства (компьютеры или планшеты)

Интерфейс сервиса разработан с учетом удобства пользователей любого уровня подготовки. Благодаря этому внедрение системы возможно в организациях любого масштаба - от небольших компаний до крупных предприятий с численностью персонала свыше 5000 человек.

3. Преимущества внедрения решения

Применение сервиса 1С:Кабинет сотрудника совместно с системой КЭДО дает организациям целый ряд существенных преимуществ:

Сокращение временных затрат благодаря автоматическому переносу данных из заявления сотрудника, что исключает необходимость их повторного ручного ввода;
Минимизация риска ошибок, возникающих при ручном копировании информации из заявления сотрудника;
Оптимизация коммуникации с персоналом, снижение риска возникновения спорных моментов, обеспечение большей открытости в трудовых отношениях;
Сокращение расходов на обеспечение бумажного документооборота, включая затраты на печатные картриджи и канцелярские товары.

Переход на электронный документооборот с использованием данного сервиса отличается простотой, так как не предполагает необходимости покупки или установки дополнительного программного обеспечения для хранения и согласования документов. Все учетные операции продолжают осуществляться в привычной программе 1С, при этом информация автоматически передается в Кабинет сотрудника. Важно отметить, что внедрение сервиса не влечет за собой существенных изменений в бизнес-процессах организации - полностью сохраняется действующий порядок ведения кадрового учета в используемых программных решениях.

Все заверенные электронной подписью документы остаются доступными в системе, и пользователь в любое время может экспортировать их на свой компьютер вместе с соответствующей подписью, удостоверяющей их подлинность.

Особого внимания заслуживает ценовая политика сервиса "Кабинет сотрудника". Стоимость использования варьируется в диапазоне от 280 до 105 000 рублей ежемесячно, в зависимости от численности персонала компании. Это решение не предполагает значительных финансовых вложений, а его подключение доступно к немедленному использованию.

Ознакомиться с тарифами можно здесь.

Подключить "1С:Кабинет сотрудника" можно БЕСПЛАТНО

на 45 дней в тестовом режиме

4. Руководство по переходу на КЭДО

Несмотря на то, что переход на кадровый электронный документооборот является добровольным для работодателей, все больше компаний принимают решение о его внедрении.

Если ваша организация также планирует этот переход, необходимо выполнить следующие шаги:

Оформить внутренний нормативный документ (ЛНА), регламентирующий переход на КЭДО (к примеру, Положение или Приказ работодателя);
Сформировать Положение об электронном документообороте. Данный внутренний нормативный документ устанавливает регламент применения КЭДО в организации;
Необходимо проинформировать сотрудников о переходе на КЭДО и заручиться их письменным согласием. Данное требование не распространяется на работников, принятых после 31 декабря 2021 года, не имевших официального трудового стажа на указанную дату - для них уведомление и получение согласия не требуется. В таких случаях электронный документооборот считается автоматически принятым (при условии его использования работодателем);
Организовать для работников получение ЭП, требуемых для электронного документооборота. Сервис "1С:Кабинет сотрудника" предоставляет удобное решение для этой задачи.

Применение кадрового электронного документооборота осуществляется исключительно в отношении сотрудников, выразивших свое согласие. Для остальных работников документация продолжает оформляться традиционным способом на бумажных носителях. Требовать от сотрудника обязательного перехода на электронный формат работодатель не вправе.

Если у вас остались вопросы по КЭДО или по сервису "1С:Кабинет сотрудника", вы всегда можете их задать нашим специалистам по телефону 8 (495)846-73-90 или по электронной почте info@spb.rsoft-1c.ru

Полезные новости для бухгалтеров, ИП и директоров в нашем телеграм-канале>>>

О новых функциях в 1С-Коннект и изменении стоимости тарифов

О новых функциях в 1С-Коннект и изменении стоимости тарифов В этом информационном...

1С:Кабинет сотрудника — главный помощник кадровика